Last-minute Event


/ НОВОСТИ КОМПАНИИ  НОВОСТИ ПАРТНЕРОВ  
 
В рамках очередного бизнес-завтрака, МАКСИМАЙС познакомило своих клиентов с прекрасной современной площадкой Novotel Moscow City, и подняла в деловом обсуждении очень злободневный вопрос: подготовку к проектам в крайне сжатые сроки, вызвавший большой интерес у участников.

В любой деятельности, и сфера ивент не является исключением, существуют определённые нормативы, в том числе и временные параметры подготовки. Говоря об «экспресс-проектах» мы подразумеваем случаи нестандартные, являющиеся исключением из правил, поскольку, не вписываясь в нормы, они ставят под угрозу самое главное – эффективность мероприятия. А это не нужно ни клиенту, ни агентству, поэтому каждый раз сталкиваясь с подобной ситуацией обе стороны должны максимально трезво взвесить все риски и в случае принятия положительного решения взять за аксиому: «подготовка к проекту в сжатые сроки – это работа не агентства, это совместный труд заказчика и исполнителя».

Первым шагом будет оценка ресурсов. Со стороны клиента – это, в первую очередь, возможность оперативного согласования документов и услуг (выбора опций мероприятия). Со стороны агентства: возможность формирования проектной команды, наличие надёжных поставщиков, финансовые ресурсы. Для упрощения работы на данном этапе существуют специально разработанные документы для сверки – project plan, бриф и другие.



Подготовка к любому мероприятию включает ряд важнейших параметров: выбор пула поставщиков, инспекции, формирование предложения (концепции) и сметы, доработки с учётом определённых факторов и прочее, и прочее. Однако важно понимать, что если при стандартных условиях действует схема:



То в рамках «last-minute event», дабы избежать неудовлетворенности или даже полного провала, как деятельное, так и эмоциональное взаимодействие будут осуществляться уже по другой схеме:



Ещё одним важным фактором в осуществлении «last-minute event», как уже было сказано, будет надёжность и опытность третьей стороны – партнёров агентства (площадок, технических исполнителей, артистов) и, в случае организации не просто ивентов и праздников, а и MICE мероприятий, - удобства и простоты логистической составляющей. Подходя к рассмотрению этого пункта на бизнес завтраке в Novotel, спикеры от МАКСИМАЙС продемонстрировали несколько основных российских и зарубежных направлений, подходящих для реализации «экспресс-проектов». Стоит отметить, что в перечне были даже визовые страны, что ещё раз подчёркивает важность наличия надёжных партнёров. Учитывался также и такой фактор, как «самодостаточность направления» - например, наличие системы «всё включено», идеальные условия для проведения конференций, очевидность программы.



Помимо этого, креативным департаментом были представлены кейсы интересных городских квестов, которые также возможно организовать, и вполне успешно провести, в некоторых из обсуждаемых направлений.
 




Читайте также: